BDO w e-commerce 2026. Co musisz zrobić do 15 marca, żeby uniknąć problemów?

Kamil Bąkowski: To jest podcast Śniadanie z e-commerce. Chcesz poznać świat e-handlu? A może w mądry i efektywny sposób rozwijać swój biznes? Posłuchaj specjalistów, którzy podadzą Ci najsmaczniejsze kąski. Ja nazywam się Kamil Bąkowski i w tym sezonie będę prowadzić nasze spotkania. Gotowi? Zaczynamy!

Kamil Bąkowski: Witam państwa bardzo serdecznie w kolejnym odcinku podcastu Śniadanie z e-commerce. Dzisiaj jest ze mną Katarzyna Żmudzka z TOM Organizacja Odzysku. Cześć Kasiu.

Katarzyna Żmudzka: Cześć Kamil, dziękuję za zaproszenie. Witam Państwa serdecznie.

Kamil Bąkowski: Dzisiaj porozmawiamy o ważnym temacie, którym jest BDO. I na początek jakbyś Kasiu mogła coś więcej powiedzieć o organizacji i o samej sobie.

Katarzyna Żmudzka: Jasne. TOM Organizacje Odzysku to są dwie spółki, które odciążają przedsiębiorców takich trudnych obowiązkach środowiskowych związanych z tym, że ci przedsiębiorcy wprowadzają na rynek produkty w opakowaniach, a także sprzęt elektryczny i elektroniczny. Ja w organizacji zajmuję się m.in. wsparciem dla e-commerce, bo to jest taka szczególna branża, w której to BDO bardzo mocno dotyczy. Dlatego też niecały rok temu powołaliśmy markę BDO 360, która tutaj zajmuje się dostarczaniem rozwiązań smart dla e-commerce. Ja nie jestem prawnikiem, chciałam zaznaczyć, bo te tematy, o których będziemy mówić, są trochę takie ustawowe, nawet bardzo ustawowe. Natomiast ja nie jestem prawnikiem, nie będę mówiła prawniczym żargonem, tylko będę się starała przekazać to językiem prostym i takim biznesowym.

Kamil Bąkowski: Okej, super. No właśnie. Więc my w obszarze BDO edukujemy już klientów od ponad roku wspólnie. No i właśnie dzisiejszy odcinek również o tym, co będzie przed nami też w tym roku. Dwie bardzo ważne daty, które się wielkimi krokami zbliżają. Natomiast pytanie o samo BDO. Czy to jest temat, który jest powszechnie już znany wśród sprzedawców e-commerce, czy niekoniecznie?

Katarzyna Żmudzka: Dobrze, że o to pytasz. Rzeczywiście współpracujemy już ponad rok, natomiast edukacja w tym zakresie jest cały czas niewielka. Tak. Tak naprawdę wiele sklepów internetowych dowiedziało się o tych obowiązkach od tej naszej wewnętrznej komunikacji. Pierwsze sygnały zaczęły do nich dochodzić, że czymś się powinni zainteresować właśnie BDO. I po tej takiej pierwszej podstawowej wiedzy zaczęli wchodzić już w głębiej w temat i pojawiały się pytania w jakim procesie biznesowym moim Mnie to dotyczy. Kiedyś ten obowiązek zaczyna. A co ja mam zrobić na początek? A co ja mam zrobić, kiedy już prowadzę interes parę lat i nigdy o tych obowiązkach nie słyszałam. Także te dylematy się przejawiają cały czas.

Kamil Bąkowski: Dobrze, to jeszcze jakbyśmy mogli zrobić takie szybkie podsumowanie? Tak, zebrać może w pigułkę dla osób, które albo myślą o założeniu sklepu, albo chociażby mają właśnie już sklep, czy są na samym początku prowadzenia właśnie takiej działalności. Troszeczkę właśnie o tym, jak to wygląda i właśnie w kontekście chociażby opakowań.

Katarzyna Żmudzka: Tak, to jest ważny temat, ponieważ gdy zakładamy działalność, to jesteśmy informowani o pewnych krokach, które powinniśmy zrobić. Natomiast nie ma tej informacji o tym, że każdy przedsiębiorca powinien sprawdzić, czy podlega pod BDO. I teraz, jeżeli pod BDO podlegamy pod te obowiązki środowiskowe, to przede wszystkim konieczna jest rejestracja w takim otwartym rejestrze. BDO To jest baza danych o produktach i opakowaniach oraz gospodarce odpadami W wyniku rejestracji otrzymujemy taki numer indywidualny numer BDO. I tutaj bardzo ważna rzecz. Tym numerem należy się posługiwać na paragonach i na fakturach, na dokumentach sprzedaży, czyli nie wyrzucamy go do kosza. Kolejna rzecz taki ważny obowiązek to jest prowadzenie ewidencji i w zakresie opakowań, i w zakresie w przypadku e-commerce bardzo często sprzętu elektrycznego i elektronicznego, i baterii. Tutaj na chwileczkę się zatrzymam przy tej ewidencji, bo chciałam tylko przypomnieć, kiedy pojawiają się obowiązki. Bo w przypadku, jeżeli e-commerce zakupuje opakowania w Polsce i wysyła czy sprzedaje, bo nawet nie musi sam fizycznie wysyłać, sprzedaje towar w tych opakowaniach, rozlicza te opakowania, w których wysłał do klientów towar.

Katarzyna Żmudzka: Natomiast jeżeli mamy do czynienia dodatkowo ze sprowadzeniem towaru za granicę, to tu należy pamiętać, że obowiązek pojawia się wcześniej. Liczymy nie tylko opakowania, które wysłaliśmy do klientów, ale również te zbiorcze, których sprowadziliśmy towar z zagranicy. I kolejna istotna rzecz, którą chciałam podkreślić. Jeżeli w ramach tego sprowadzania zza granicy znajduje się sprzęt elektryczny i elektroniczny albo baterie, to należy oprócz opakowań rozliczyć również właśnie ten sprzęt i te baterie, Więc o tym też należy pamiętać. Tak, także i ta ewidencja powinna być prowadzona w miarę na bieżąco i w miarę rzetelnie. I mając tę ewidencję, każdy e-commerce musi wyliczyć sobie samodzielnie tak zwaną opłatę produktową. To jest tak naprawdę taki taki podatek od tego, że wprowadzamy odpad na teren Polski. I to czasami są dotkliwe opłaty. I mając już to wszystko zebrane. I to jest taki pierwszy koszt, który ponosi e-commerce. Kolejny koszt to jest organizowanie albo finansowanie publicznych kampanii edukacyjnych. To są takie eventy czy wydarzenia, podczas których mamy obowiązek informowania o postępowaniu z odpadem opakowaniowych, o ochronie środowiska. Alternatywą dla organizowania tego typu eventów jest właśnie ich opłacenie.

Katarzyna Żmudzka: Ale to też jest koszt, który każdy e-commerce pokrywa z własnej kieszeni. No i mając już to wszystko, dochodzimy chyba do ostatniego punktu. To jest złożenie sprawozdania. Sprawozdania albo sprawozdań. Zależy, o ilu obszarach mówimy, czy o samych opakowaniach, czy też o sprzęcie i bateriach. I to sprawozdanie składa się w pierwszym kwartale każdego roku. No i należy pamiętać o tym, żeby cały ten proces właśnie tym sprawozdaniem zakończyć.

Kamil Bąkowski: No dobrze, to mówiąc o tych sprawozdaniach, Mamy teraz początek stycznia 2026 roku. I czy merchanci powinni już teraz zbierać dane za 2025 rok, żeby zdążyć? Jak to? Jak to wygląda? Kiedy mija ten termin? Jeśli chodzi o to sprawozdanie.

Katarzyna Żmudzka: Tak, dokładnie powinniśmy te dane zbierać. Powiem więcej, powinni już te dane mieć uporządkowane i przygotowane. Ponieważ termin składania sprawozdania w tym takim rejestrze ogólnym BDO mija 15 marca 2026, czyli 15 marca 2026 roku, każdy e-commerce musi złożyć sprawozdanie za rok poprzedni. Czyli jeżeli ktokolwiek w zeszłym roku wysłał choćby jedną paczkę, choćby jedną naklejoną etykietę, musi pamiętać o tym. Żeby to sprawozdanie przygotować i złożyć.

Kamil Bąkowski: Okej. A w praktyce jak można zbierać takie dane jak jak taki sprzedawca? No właśnie, takie dane może po prostu zebrać, bo wiem, że na przykład dla klientów, którzy sprzedają na IdoSell. No to był też jakiś problem po prostu i się zastanawiali, jak mają to robić.

Katarzyna Żmudzka: Tak? O tym też rozmawialiśmy. Takich pytań też było bardzo dużo, ponieważ e-commerce operuje głównie ilością zamówień. To jest takie naturalne. Tak więc o ile zrealizować zamówień. Natomiast tutaj, żeby było trudniej, baza BD operuje ilością masy w kilogramach. Czyli trzeba mieć świadomość, ile użyliśmy kilogramów różnego rodzaju w różnych obszarach, czyli opakowań, czyli ile, ile kilogramów opakowań użyliśmy do wysyłki naszych towarów. I jeszcze żeby było trudniej, trzeba to zagregować jeszcze do odpowiedniej takiej klasyfikacji. Czyli w ramach tych opakowań mamy do czynienia z tworzywami sztucznymi, mamy do czynienia z kartonami. Tutaj głównie mówię w przypadku e-commerce, tak? Czyli trzeba te kilogramy odnieść do każdego tego rodzaju. Jeżeli się pojawia sprzęt elektryczny i elektroniczny, i baterie, to tutaj też takie rozróżnienie należy zrobić i te kilogramy też rozliczyć. Jeżeli baterie są wbudowane w sprzęt elektryczny i elektroniczny, to znowu dla utrudnienia trzeba znać masę oddzielnie sprzętu i oddzielnie i kilogramów. My często pomagamy klientom i udostępniamy też takie wzory do prowadzenia tej ewidencji. Ja rekomenduję zawsze, żeby sobie zacząć na początek odrobić taką pracę domową i wymienić sobie wypisać te wszystkie rodzaje opakowań, jakich używamy czy sprzęt, baterie jakie importujemy, czy nabywamy za granicą, przypisać do nich masy jednostkowe, a później już na podstawie ilości zamówień w danym roku zrealizowanych.

Katarzyna Żmudzka: Wtedy już jest łatwiej te masy obliczyć i nie trzeba tego robić wszystkiego na właśnie w styczniu, tuż przed marcem, tylko w miarę na bieżąco, jeżeli jest to możliwe.

Kamil Bąkowski: Jasne. A jak już ktoś te dane zbierze właśnie nawet za ten cały 2025 rok, no to właśnie, co dalej? Co z tymi danymi dalej ma zrobić?

Katarzyna Żmudzka: No to właśnie pozostaje policzenie tej opłaty produktowej. To też nie jest łatwe, ponieważ wzór na tą ustawę produktową jest w ustawie, więc samodzielnie niestety trzeba to zrobić, wyliczyć opłatę, uiścić ją na odpowiednim koncie Urzędu Marszałkowskiego. No i na koniec właśnie śliwka na torcie, czyli przygotowanie i złożenie tego sprawozdania. I dopiero wtedy możemy spać spokojnie. Natomiast zdarzają się też sytuacje, że część klientów otrzymuje jakieś prośby o korekty, bo coś źle zrobili, więc też wtedy jeszcze trzeba się w cierpliwość uzbroić.

Kamil Bąkowski: No dobrze, a co się stanie, jeśli ktoś w tym terminie w marcu nie złoży takiego sprawozdania?

Katarzyna Żmudzka: Tutaj nie chciałabym straszyć. Natomiast za brak realizacji obowiązków obowiązują kary finansowe i tak naprawdę są oddzielne widełki do każdego przewinienia. Czyli oddzielna jest kara finansowa zapisana w ustawie za brak złożonego sprawozdania, oddzielna za brak prowadzonej ewidencji, jeszcze kolejna za brak realizacji publicznych kampanii edukacyjnych i przy potencjalnej kontroli te kary się sumują. I organami, które są upoważnione do tego, żeby takie kontrole przeprowadzać, jest Wojewódzki Inspektorat Ochrony Środowiska i Inspekcja Handlowa oraz od zeszłego roku Krajowa Administracja Skarbowa. Także już tych podmiotów jest coraz więcej. Tak. I tu powoli dochodzimy do kolejnej ważnej daty i związanych z nią zmianami, które nazwałabym dość rewolucyjnymi.

Kamil Bąkowski: Okej, a zdradzisz nam, co to jest? Co to jest za zmiana?

Katarzyna Żmudzka: Tak, Zmiana polega na tym, że od 12 sierpnia, 12 sierpnia 2026 roku, czyli tego roku, wchodzi w życie tak zwane rozporządzenie unijne PPWR, które wprowadza kolejny organ kontrolny, kontrolny nawet dwa. Pierwszym będą platformy sprzedażowe Marketplace, a drugą operatorzy logiczni. Czyli to już nie są tylko urzędnicy, którzy mogą e-commerce skontrolować, Ale to są tak naprawdę najważniejsi partnerzy biznesowi, biznesowi dla większości e-commerce.

Kamil Bąkowski: No tak, to prawda, bo to dosyć duzi gracze i większość sprzedawców korzysta jednak z tych platform.

Katarzyna Żmudzka: Tak, tak. To nawet wielu z tego.

Kamil Bąkowski: No i właśnie. No to co to w takim razie oznacza w praktyce dla takiego e-commerce?

Katarzyna Żmudzka: W praktyce oznacza to, że każdy e-commerce będzie musiał udowodnić swoje rejestracje i udowodnić to, że wywiązuje się z obowiązków BDO. Tutaj jeszcze dopowiem, że tożsame obowiązki, jak w Polsce, obowiązują w całej Unii Europejskiej. My w Polsce mówimy o bazie BDO. I numerze BDO. Natomiast wśród państw członkowskich Unii Europejskiej to jest numer EPR, który również jest nadawany w efekcie rejestrów w tamtejszych właśnie bazach. To to jest też bardzo ważne, bo jeżeli ktoś wysyła swoje towary za granicę, to też należy o tym pamiętać. No i rewolucja jest taka, że zarówno platformy, jak i operatorzy logistyczni zażądają tych numerów przed rozpoczęciem współpracy, numerów BDO czy numerów PPR.

Kamil Bąkowski: Jeśli ktoś nie będzie miał takich dokumentów, to co wtedy? Takiego numeru na przykład?

Katarzyna Żmudzka: To zależy od partnera. Platformy Marketplace będą musiały przestać publikować obecne oferty swojego partnera, czyli e-commerce, i nie dopuszczą do publikacji kolejnych ofert. Natomiast jeżeli chodzi o operatorów logistycznych, to po prostu zawieszą usługi, które świadczą dla e-commerce. Jeżeli będziemy mieć jakiś towar na magazynie, to on po prostu na tym magazynie zostanie, aż do momentu wyprostowania sytuacji i udokumentowania, że e-commerce realizuje obowiązki.

Kamil Bąkowski: No to myślę, że to jest bardzo ważna zmiana, bo pewnie nie wszyscy są w ogóle świadomi o tym, że to BDO obowiązuje właśnie ich w ten sposób i korzystając z platformy takich jak Allegro czy jakiejkolwiek innej, mogą mieć zatrzymaną po prostu sprzedaż. Ale cały czas zastanawia mnie fakt, dlaczego te platformy to kontrolują. Czemu? Przecież to tak naprawdę nie jest ich biznes. Dlaczego one zostały do tego upoważnione?

Katarzyna Żmudzka: Wiesz co? To w ogóle nie jest ich biznes, tak? Natomiast mi się tak wydaje, że platformę marketplace i operatorzy logistyczni po prostu będą najlepszym w praktyce organem kontrolnym. No bo tak naprawdę to jest bardzo duże ryzyko dla e-commerce, to jest zawieszenie właściwie działalności, kiedy nie możesz realizować swojej sprzedaży poprzez platformę marketplace, tak? Natomiast platformy i operatorzy logistyczni też nie będą mieć wyboru, no bo oni ustawowo są do tego zmuszeni. Czyli to nie jest dobra wola platformy internetowej, platformy sprzedażowej czy operatora logistycznego, tylko to po prostu stanie się ich obowiązkiem i oni będą się musieli z tego wywiązać.

Kamil Bąkowski: No dobrze, ale co w takim razie muszą konkretnie zrobić te platformy?

Katarzyna Żmudzka: Platformy będą musiały poprosić e-commerce o numer BDO albo numer EPR, czy nawet wezwać do jego dostarczenia razem z zaświadczeniem potwierdzającym realizację obowiązków. Drugi punkt to będzie konieczność weryfikacji, to znaczy platformy nie będą mogły przyjąć tego numeru za prawdę, tylko będą musiały zweryfikować poprzez dostęp do publicznych rejestrów, czy numer jest aktywny, czy jest przypisany do danego przedsiębiorcy, czy jest rzeczywiście w użyciu. I jeżeli się okaże, że wszystko jest w porządku, współpracujemy dalej, temat jest zamknięty. Natomiast jeżeli się okaże, że są jakieś niedociągnięcia, platformy i operatorzy logistyczni będą musieli wezwać e-commerce do wyprostowania sytuacji w określonym terminie i jeżeli nie zostanie to dopilnowane przez e-commerce, na końcu będą musiały zablokować konto i przestać publikować oferty zarówno te, które już są aktywne, jak i wszystkie przyszłe. Operatorzy logistyczni będą musieli zawiesić usługi magazynowania, wysyłki czy pakowania.

Kamil Bąkowski: A czy tutaj są od tego jakieś wyjątki? Może dla jakichś małych firm, czy dla takich, które dopiero zaczynają w ogóle prowadzenie e-commerce'u?

Katarzyna Żmudzka: Nie, nie ma żadnych wyjątków. Niezależnie od tego, czy e-commerce prowadzi niewielki biznes, czy to jest duża działalność, każdy podlega tym ustawowym obowiązkom w takiej samej mierze.

Kamil Bąkowski: A wróćmy na chwilę do tych dat. Mamy datę marcową, mamy datę sierpniową.

Katarzyna Żmudzka: Obie są bardzo ważne. Data marcowa obowiązuje każdego roku. Natomiast data 12 sierpnia to jest związana z prowadzeniem biznesu na marketplace'ach. Być albo nie być.

Kamil Bąkowski: Jeśli ktoś potrzebuje pomocy, co ma zrobić?

Katarzyna Żmudzka: My przejmujemy te uciążliwe obowiązki od e-commerce i przejmujemy za nie odpowiedzialność. Zerujemy opłatę produktową i opłaty za publiczne kampanie edukacyjne w ramach umowy rocznej.

Katarzyna Żmudzka: Klienci zgłaszają się do nas poprzez stronę bdo360.pl.

Katarzyna Żmudzka: Minimalna wartość umowy to jest 499 zł netto rocznie.

Katarzyna Żmudzka: Dla Merchantów IdoSell przygotowaliśmy specjalne warunki promocyjne. To ważne, żeby w formularzu użyć kodu IAI.

Katarzyna Żmudzka: Można też mailowo: kontakt@bdo360.pl. Proszę pamiętać o umieszczeniu kodu IAI.

Kamil Bąkowski: Dziękujemy za dzisiejszy odcinek. Do usłyszenia.

Kamil Bąkowski: Wiadomo. Dobrze. Dziękujemy jeszcze raz. Do usłyszenia.

Kamil Bąkowski: To jest podcast Śniadanie z e-commerce. Chcesz poznać świat e-handlu? A może w mądry i efektywny sposób rozwijać swój biznes? Posłuchaj specjalistów, którzy podadzą Ci najsmaczniejsze kąski. Ja nazywam się Kamil Bąkowski i w tym sezonie będę prowadzić nasze spotkania. Gotowi? Zaczynamy!