Najlepsze rozwiązania do sprzedaży w internecie
Blog edu
IdoSell

Prawo i podatki w cross-border

10 grudnia 2025Cross-border

Handel transgraniczny w Unii Europejskiej to ogromna szansa dla firm, ale jednocześnie obszar pełen skomplikowanych wymogów prawnych i podatkowych. Każda transakcja cross-border może wiązać się z odmiennymi regulacjami VAT, ryzykiem podwójnego opodatkowania czy koniecznością dostosowania do lokalnych przepisów. Zrozumienie zasad rejestracji, rozliczeń i dostępnych uproszczeń, pozwala nie tylko uniknąć błędów, ale też usprawnić działalność i zwiększyć jej rentowność.

Jak sprzedawać za granicę zgodnie z prawem

Jakie rodzaje transakcji są objęte przepisami cross-border?

Pojęcie cross-border oznacza transakcje o charakterze międzynarodowym, czyli takie, które odbywają się pomiędzy różnymi krajami lub regionami.

W kontekście e-commerce cross-border odnosi się do sytuacji, gdy sprzedawca oferuje swoje produkty lub usługi klientom zagranicznym, niezależnie od tego, czy sprzedaż prowadzona jest poprzez własny sklep internetowy, marketplace czy media społecznościowe.

Prawo i podatki w cross border obejmują zatem nie tylko klasyczny import i eksport, ale także wszelkie formy sprzedaży online, które wymagają dostarczenia towaru lub usługi poza granice kraju macierzystego sprzedawcy.

Transakcje cross-border mogą być realizowane na kilka sposobów:

  • własny sklep internetowy – pozwala firmie kontrolować cały proces sprzedaży i budować międzynarodową rozpoznawalność marki;
  • marketplace’y – takie jak Amazon, eBay czy Allegro, które ułatwiają dostęp do klientów na rynkach zagranicznych i eliminują potrzebę tworzenia własnej infrastruktury;
  • media społecznościowe – platformy takie jak Facebook, Instagram czy TikTok, które umożliwiają sprzedaż z wykorzystaniem marketingu społecznościowego i bezpośredniej interakcji z klientami;
  • partnerzy logistyczni – specjalistyczne firmy transportowe wspierające przedsiębiorców w dostawie przesyłek, obsłudze zwrotów i formalnościach celnych.

Każda z tych form sprzedaży podlega określonym regulacjom prawnym i podatkowym w kraju docelowym. Dlatego przed rozpoczęciem ekspansji niezbędne jest dokładne rozpoznanie obowiązujących przepisów dotyczących m.in. ceł, podatku VAT, fakturowania czy ochrony konsumenta. W przeciwnym razie ryzyko błędów, opóźnień i dodatkowych kosztów może skutecznie obniżyć rentowność działalności.

Jakie są główne przyczyny podwójnego opodatkowania w UE?

Podwójne opodatkowanie UE to problem, który polega na tym, że ten sam dochód zostanie opodatkowany dwa razy – w kraju, w którym został osiągnięty, i jednocześnie w państwie, w którym firma lub osoba ma rezydencję podatkową.

Do najczęstszych przyczyn takiej sytuacji należą:

  • różne zasady ustalania miejsca opodatkowania – każde państwo może mieć własną definicję rezydencji podatkowej i źródła dochodu;
  • brak pełnej harmonizacji w ramach UE – mimo wspólnego rynku każdy kraj samodzielnie reguluje podatki;
  • różne podejście do działalności online – część państw uznaje, że sprzedaż internetowa do ich obywateli stanowi źródło dochodu na ich terytorium, nawet jeśli sprzedawca nie prowadzi tam formalnej działalności;
  • wielopoziomowe opodatkowanie spółek – najpierw spółka płaci CIT od zysku, a później jej właściciele PIT od dywidend.

Podwójne opodatkowanie w praktyce zmniejsza rentowność sprzedaży międzynarodowej i zwiększa ryzyko finansowe firm. Dlatego tak istotne jest sprawdzanie, czy między danymi krajami obowiązują umowy o unikaniu podwójnego opodatkowania i jakie mechanizmy przewidują (np. zwolnienie z podatku w jednym kraju lub możliwość odliczenia podatku zapłaconego za granicą). Dzięki temu przedsiębiorca może uniknąć sytuacji, w której zapłaci dwa razy za ten sam dochód.

Wniosek o uzgodnienie interpretacji VAT

Wniosek o uzgodnienie interpretacji VAT to narzędzie, które daje podatnikom możliwość uzyskania oficjalnego stanowiska organu podatkowego w sprawie stosowania przepisów. Może go złożyć każdy – osoba fizyczna, przedsiębiorca, spółka czy organizacja – jeśli ma wątpliwości, jak prawidłowo rozliczać podatek od towarów i usług w odniesieniu do konkretnej sytuacji.

W praktyce oznacza to, że z wnioskiem możesz wystąpić zarówno w przypadku już zaistniałych zdarzeń (np. sprzedaży), jak i działań planowanych w przyszłości, kiedy chcesz mieć pewność, że Twoje rozliczenia będą zgodne z prawem.

Procedura złożenia wniosku o uzgodnienie interpretacji VAT jest jasno określona i wymaga dopełnienia kilku formalności. Dzięki temu podatnik otrzymuje oficjalną odpowiedź organu podatkowego, na której może się oprzeć w swoich rozliczeniach. Najważniejsze elementy to:

  • Formularz – wniosek składa się na formularzu ORD-IN, a gdy wnioskodawców jest kilku – na ORD-WS.
  • Opis sytuacji – należy przedstawić stan faktyczny lub zdarzenie przyszłe, które budzi wątpliwości.
  • Pytanie i stanowisko – trzeba sformułować pytanie dotyczące interpretacji przepisów oraz zaprezentować własne stanowisko.
  • Oświadczenie – do wniosku dołącza się potwierdzenie, że w sprawie nie toczy się już postępowanie podatkowe ani kontrola.
  • Opłata – konieczne jest uiszczenie opłaty w wysokości 40 zł za każde pytanie.
  • Sposób złożenia – wniosek można przekazać:

- elektronicznie (ePUAP, Portal Podatkowy),
- listownie (na adres Krajowej Informacji Skarbowej w Bielsku-Białej),
- osobiście (w siedzibie KIS).

  • Termin – Dyrektor KIS ma 3 miesiące na wydanie interpretacji od dnia otrzymania kompletnego wniosku.

Choć interpretacja nie jest decyzją administracyjną, daje podatnikowi ochronę – jeśli zastosujesz się do niej i postąpisz zgodnie z opisanym stanem faktycznym, fiskus nie może nałożyć na Ciebie sankcji ani odsetek, nawet gdy później zmieni się linia interpretacyjna.

W praktyce wniosek o uzgodnienie interpretacji VAT to bezpieczne rozwiązanie w sytuacjach niejasnych, np. przy nowych modelach sprzedaży, usługach świadczonych online czy transakcjach transgranicznych, gdzie przepisy bywają szczególnie skomplikowane.

Jakie są obowiązki podatników VAT w UE?

Działalność w ramach jednolitego rynku oznacza, że przedsiębiorcy muszą spełniać szereg wymagań związanych z rejestracją i rozliczeniami podatkowymi. Obowiązki, jakie spoczywają na podatnikach VAT w różnych krajach, można podzielić na dwie główne grupy: rejestracja oraz rozliczanie podatku VAT cross border.

Rejestracja i identyfikacja podatników VAT:

  • Rejestracja jest wymagana, gdy przedsiębiorca zamierza dokonywać transakcji wewnątrzwspólnotowych (sprzedaży, zakupu towarów lub usług). W Polsce odbywa się to poprzez formularz VAT-R, a urząd nadaje numer NIP poprzedzony prefiksem „PL” do stosowania w transakcjach unijnych.
  • Obowiązek dotyczy zarówno czynnych podatników VAT, jak i firm korzystających ze zwolnienia, jeśli:

- wartość wewnątrzwspólnotowego nabycia towarów w danym roku przekroczy 50 000 zł;
- nabywane są usługi, w których miejscem opodatkowania jest kraj nabywcy;
- świadczone są usługi, które podlegają rozliczeniu w kraju kontrahenta.

  • W wielu krajach UE konieczna jest dodatkowa rejestracja lokalna VAT, np. po przekroczeniu progów sprzedaży zdalnej (OSS nie zawsze obejmuje wszystkie przypadki).

Składanie deklaracji i rozliczanie podatku VAT cross border:

  • Podatnik VAT w różnych krajach ma obowiązek składać okresowe deklaracje VAT zgodnie z przepisami danego państwa. Częstotliwość i forma zależą od lokalnych regulacji (miesięczne, kwartalne lub roczne).
  • W przypadku sprzedaży online do konsumentów w UE przedsiębiorca może korzystać z procedury OSS (One Stop Shop), która upraszcza rozliczenia i pozwala unikać rejestracji w każdym kraju osobno.
  • Obowiązkiem jest również prowadzenie ewidencji transakcji wewnątrzwspólnotowych oraz składanie informacji podsumowujących VAT-UE.
  • Niewywiązanie się z obowiązków rejestracyjnych i sprawozdawczych grozi sankcjami finansowymi oraz problemami z dalszym prowadzeniem działalności na rynku europejskim.

System VAT OSS i uproszczenia dla e-commerce

Procedura VAT OSS eCommerce (One Stop Shop) obowiązuje od 1 lipca 2021 r. i znacząco uprościła sposób rozliczania podatku od sprzedaży transgranicznej w UE.

Celem procedury VAT OSS eCommerce (One Stop Shop) jest odciążenie przedsiębiorców działających w modelu cross-border, tak aby nie musieli rejestrować się dla celów VAT w każdym kraju, do którego wysyłają towary lub świadczą usługi. Zamiast wielu rejestracji, przedsiębiorca składa jedną kwartalną deklarację w kraju swojej siedziby – np. w Polsce dokumenty trafiają do Drugiego Urzędu Skarbowego Warszawa-Śródmieście.

Zasady działania systemu One Stop Shop eCommerce:

  • przedsiębiorca nalicza stawkę VAT właściwą dla kraju konsumenta;
  • sumuje sprzedaż do wszystkich państw UE;
  • składa jedną zbiorczą deklarację (formularz VIU-DO) co kwartał;
  • przekazuje całość podatku do swojego urzędu skarbowego, który następnie rozdziela środki do poszczególnych krajów.

Korzyści dla firm korzystających z VAT OSS:

  • jedna rejestracja zamiast wielu w różnych krajach;
  • mniejsze koszty administracyjne i księgowe;
  • uproszczone rozliczanie podatku VAT cross border;
  • możliwość szybkiego skalowania działalności na rynek europejski;
  • jasne zasady przekroczenia progu sprzedaży (10 000 EUR rocznie), po którym OSS staje się obowiązkowy.

Ograniczenia systemu:

  • procedura dotyczy wyłącznie sprzedaży B2C (do konsumentów w UE);
  • przedsiębiorca musi stosować stawki VAT właściwe dla każdego kraju, co wymaga znajomości lokalnych przepisów;
  • raz wybrana procedura obowiązuje przez co najmniej dwa lata, nawet jeśli sprzedaż spadnie poniżej progu.

Dzięki OSS wiele małych i średnich firm e-commerce zyskało szansę, by sprzedawać swoje produkty za granicę bez nadmiernej biurokracji. System nie eliminuje jednak całkowicie obowiązków podatkowych – nadal trzeba dbać o poprawność naliczania stawek i terminowe składanie deklaracji.

Jakie są wymogi prawne i podatkowe w sprzedaży międzynarodowej?

Sprzedaż na rynki zagraniczne wymaga dostosowania się do obowiązujących przepisów podatkowych, celnych i konsumenckich w krajach docelowych. Przed rozpoczęciem sprzedaży warto upewnić się, czy konieczna jest lokalna rejestracja VAT, jakie obowiązują zasady fakturowania oraz jakie prawa przysługują konsumentom (np. prawo do odstąpienia od umowy, obowiązki informacyjne, gwarancje).

W zależności od kraju różnice mogą dotyczyć również opakowań, etykietowania czy przepisów dotyczących ochrony danych osobowych. Niedopełnienie lokalnych wymogów prawnych może skutkować nie tylko karami finansowymi, ale również zablokowaniem sprzedaży lub utratą zaufania klientów.

Aby zapewnić zgodność z przepisami i budować zaufanie klientów, należy sprawdzać, jakie są najważniejsze elementy regulaminu sprzedaży międzynarodowej, poznaj prawa konsumentów i obowiązki sprzedawcy w UE, a także zasady ochrony własności intelektualnej na rynkach zagranicznych.

Dostosowanie sklepu do lokalnych wymagań prawnych minimalizuje ryzyko sporów, zwiększa wiarygodność marki i pozwala działać zgodnie z przepisami. Korzystając z rozwiązań IdoSell – takich jak integracja z systemem VAT OSS oraz automatyczne generowanie regulaminów dopasowanych do konkretnych krajów – sprzedawcy mogą skupić się na rozwoju sprzedaży, nie martwiąc się o aspekty formalne.

Sprzedawca prowadzący sprzedaż na terenie Unii Europejskiej musi przestrzegać wspólnotowych przepisów chroniących konsumentów. Do podstawowych obowiązków należy informowanie kupujących o warunkach zakupu, w tym o prawie do odstąpienia od umowy w ciągu 14 dni, kosztach dostawy, procedurze zwrotu i reklamacji.

Towary oferowane konsumentom muszą być zgodne z umową i objęte co najmniej dwuletnią odpowiedzialnością sprzedawcy za ich zgodność. Konsument ma prawo do naprawy, wymiany, obniżenia ceny lub odstąpienia od umowy w przypadku wystąpienia niezgodności.

Z perspektywy sprzedawcy ważne jest również dostosowanie polityki zwrotów i obsługi posprzedażowej do wymogów danego kraju członkowskiego, co pomaga uniknąć sporów i zwiększa zaufanie klientów.

Rozpoczynając sprzedaż na rynkach zagranicznych, warto zadbać o ochronę swojej marki, produktów i treści również poza granicami kraju. Prawo własności intelektualnej – obejmujące znaki towarowe, patenty, wzory przemysłowe czy prawa autorskie – działa terytorialnie, co oznacza, że rejestracja np. znaku towarowego w Polsce nie zapewnia ochrony w innych państwach. Dlatego planując ekspansję, warto rozważyć rejestrację znaku w urzędach regionalnych (np. EUIPO dla całej UE) lub międzynarodowych (np. WIPO dla wybranych krajów poza Europą).

Skuteczna ochrona pozwala nie tylko zapobiegać nieautoryzowanemu wykorzystaniu marki przez konkurencję, ale również buduje profesjonalny wizerunek firmy i zwiększa jej wartość rynkową.

Powiązane treści