20 listopada 2012

Moduł obsługi zamówień, które wróciły nieodebrane od klientów

Zamówienia nieodebrane przez klientów to nie tylko zmora w wymiarze finansowym, ale i organizacyjnym. Zamówienia tego typu muszą być albo ponownie wysłane z nowymi dokumentami nadawczymi, trzeba przeksięgować wpłaty, dokumenty sprzedaży itp. A jeżeli zamówienie nie musi być wysłane, trzeba je przyjąć na magazyn i odnotować wszystkie zmiany w mnóstwie miejsc. Od dzisiaj, przynajmniej organizacyjnie, zwroty nieodebranych zamówień nie będą już problemem. Dzięki nowemu modułowi, oba te scenariusze wymagają jedynie 2 kliknięć, całą pracę wykona IAI-Shop.com.

Moduł obsługi posprzedażowej w pierwszej wersji widoczny jest jedynie z poziomu zamówienia, które zostało wysłane lub odebrane przez klienta. Na karcie zamówienia, obok pola do zmian statusu należy kliknąć na link "obsługa po sprzedaży". Pozwala on na wygenerowanie jednym kliknięciem odpowiednio oznaczonego zwrotu (opcja "Zamówienie nie dotarło do klienta"). W przypadku zwrotu, należy najpierw go wprowadzić, a następnie spróbować skontaktować się z klientem, z jakiego powodu zamówienie wróciło i czy życzy sobie aby je wysłać ponownie. Czasami czas potrzebny na skontaktowanie się może wynieść kilka dni. Dzięki stworzeniu zwrotu, zarówno klient jak i inne osoby z obsługi, wiedzą że towary wróciły. W zwrocie można również zanotować próby kontaktu.

Jeżeli obsługa nawiąże kontakt z klientem, który poprosi o ponowne wysłanie, można wybrać status zwrotu "Ponowna wysyłka zamówienia". W tym przypadku:

  • Zostanie wygenerowane nowe zamówienie, w którym możemy ponownie wygenerować np. dokumenty kurierów
  • Status nowego zamówienia zostanie ustawiony na "realizowane", a samo zamówienie będzie "kopią" tego, które wróciło nieodebrane. Nowe zamówienie można normalnie obsługiwać np. dodając do niego towar, który klient chciałby jeszcze dodać lub odjąć.
  • Automatycznie przeksięgują się wpłaty ze starego zamówienia. Zostanie do tego wykorzystane saldo rozliczeń z klientem. Dzięki temu, w pierwotnym zamówieniu widać ile dokładnie i jakimi sposobami wpłacał klient. Jeżeli zamówienie było za pobraniem, system zapamięta, aby na te środki nie oczekiwać.

Oczywiście obsługując taki zwrot nieodebranej przesyłki, może okazać się, że nie jest możliwy kontakt z klientem lub klient się rozmyślił. W tym przypadku w stworzonym zwrocie wystarczy wybrać status "Zaniechanie ponownej wysyłki zamówienia". Zwracamy przy tym uwagę, że oba nowe statusy będą widoczne jedynie przy ustawieniu opcji " Zamówienie dotarło do klienta" na "nie (przesyłka wróciła)".

Nowy moduł usprawni zapewne Państwu pracę, automatyzując typowe czynności, przy których nie trudno o pomyłkę. Mamy nadzieję, że nasi programiści zrobili Państwu udany prezent przedmikołajkowy, dzięki któremu uda się Państwu obsłużyć swoje zamówienia jeszcze szybciej.