28 lipca 2014

Dokumenty sprzedaży mogą się od teraz generować automatycznie

Dokumenty sprzedaży (faktury vat, potwierdzenia sprzedaży, faktury korygujące) to nierozłączna część każdego zamówienia i zwrotu sprzedanych towarów. Ich generowanie ręcznie może nastręczać problemów np. ktoś zapomni ich wystawić lub po prostu, ich generowanie spowalnia wydajną pracę, gdyż wymaga kliknięcia i odczekania chwili, zanim dokument się wygeneruje. Od teraz, dokumenty mogą wystawiać się automatycznie, dzięki czemu klienci mający bardzo duży sklep internetowy, mogą jeszcze bardziej przyśpieszyć obsługę zamówienia.

Nowe narzędzie można znaleźć w panelu administracyjnym / ADMINISTRACJA / Automatyzacji procesów. Wkrótce narzędzie to skupi opcje znajdujące się w różnych modułach konfiguracyjnych i dotyczących np. automatycznej zmiany statusów.

Pic. 1 - Widok modułu "Automatyzacji procesów"

Automatyzacja obsługi zamówień pozwala na wystawianie potwierdzeń sprzedaży i faktur w wybranych statusach i przy określonych regułach. Np. automat można skonfigurować tak, aby podczas zmiany statusu zamówienia na realizowane, potwierdzenie sprzedaży było automatycznie wystawiane zawsze, a faktura tylko wtedy gdy klient o nią poprosi. Automatycznie wystawiane są tylko te dokumenty, które nie zostały dotychczas wystawione lub zostały wcześniej anulowane. Dodatkowo faktura nie zostanie automatycznie wystawiona, jeśli w zamówieniu została zaksięgowana zaliczka lub częściowa wpłata.

Pic. 2 - Widok modułu "Automatyzacja obsługi zamówień"

Warto podkreślić, że automatyczne generowanie dokumentów współpracuje z automatyczną zmianą statusów. A więc np. schemat automatycznej obsługi zamówienia może być następujący:

  • Zamówienie od klienta wpływa jako nieobsłużone
  • Klient opłaca zamówienie np. mTransfer i dzięki funkcji automatycznego księgowania wpłata jest księgowana w ciągu paru sekund
  • Po zaksięgowaniu wpłaty system automatycznie zmieni status na "realizowane"
  • Automatyczne generowanie dokumentów, od razu wystawi np. fakturę

Automatyzacja zwrotów sprzedanych towarów pozwala na wystawienie faktury korygującej po zatwierdzeniu całkowitej wartości wypłaty w zwrocie oraz na ustawienie dowolnej etykiety pozytywnie rozpatrzonego zwrotu. Automat stanowi uzupełnienie modułu zatwierdzania wypłat do zwrotów i zamówień. Podobnie jak w przypadku dokumentów, w zamówieniach automatycznie wystawiane są tylko te dokumenty, które nie zostały dotychczas wystawione lub zostały wcześniej anulowane.

Pic. 3 - Widok modułu "Automatyzacja zwrotów sprzedanych towarów"

Dla przypomnienia, dotychczas dokumenty musiały być zawsze wygenerowane "ręcznie" czyli wymagane było kliknięcie na przycisk "Wystaw" który generował i zapisywał przy zamówieniu lub zwrocie sprzedanego towaru dokument sprzedaży, który później można było drukować. Takie działanie pozostaje dostępne i podczas instalacji nowego modułu automatyzacji generowania wydruków, zostanie on wyłączony. Dlatego klientów chętnych do korzystania z tej funkcji prosimy o jego osobiste włączenie.