E-paragony w sklepie internetowym w praktyce. Nowe standardy w świecie e-commerce

Paragony elektroniczne w e-commerce mogą całkowicie zastąpić paragony papierowe oraz fakturę imienną. W tym artykule dowiesz się między innymi: czym są e-paragony, jakie warunki musisz spełnić, żeby je wystawić oraz jakie są korzyści wystawiania dokumentów elektronicznych. Sprawdź najważniejsze informacje o e-paragonach i dowiedz się, jak uruchomić je w swoim sklepie internetowym.

Czym jest paragon elektroniczny?

Paragon elektroniczny to paragon fiskalny w wersji online. Słowo fiskalny jest tu kluczowe – oznacza, że dokument został trwale zapisany w pamięci kasy fiskalnej. Zgodnie z prawem polskim jest to warunek ważności e-paragonu i potwierdzenia sprzedaży.

Paragony elektroniczne mogą zastąpić papierowe

Paragony elektroniczne są w pełni zgodne z polskim prawem i od 2020 roku mogą być używane jako oficjalne potwierdzenie transakcji. Od 2022 roku są wystawiane w Polsce na pełną skalę - wtedy powstał HUB eparagony.pl, za którego pośrednictwem zostały wystawione pierwsze takie dokumenty. Paragony elektroniczne są świetną alternatywą dla paragonów papierowych, których obsługa, zazwyczaj ręczna (drukowanie, wkładanie do paczek, archiwizowanie), jest żmudna i czasochłonna.

Paragony elektroniczne oznaczają dla merchantów nowe możliwości usprawnienia swojego biznesu online – dzięki nim możesz zapomnieć o drukowaniu dokumentów, wkładaniu ich do paczek czy wystawianiu do paragonów faktur imiennych i konieczności ich archiwizowania. W dodatku cały proces fiskalizacji, dotychczas ręczny, może stać się w pełni automatyczny.

Kto może wystawiać e-paragony?

Paragon elektroniczny może wystawić każdy sprzedawca, który fiskalizuje sprzedaż i wystawia papierowe paragony (nie dotyczy to podmiotów, które są zwolnione z ewidencjonowania sprzedaży na urządzeniach fiskalnych, choć z uwagi na zmienność przepisów w zakresie zwolnień i czasochłonną ewidencję także polecamy rozważyć wprowadzenie e-paragonów).

Pamiętaj o dwóch warunkach, które musisz spełnić, żeby wystawić e-paragon:

• Potrzebujesz drukarki fiskalnej online… Mimo, że paragony jako dokumenty fiskalne mogą mieć pełnoprawną formę elektroniczną, to prawo nadal wymaga fizycznego urządzenia fiskalnego, które ewidencjonuje sprzedaż. Sama drukarka jednak nic nie musi drukować! Wystarczy, że będzie połączona z internetem oraz z systemem do wydawania elektronicznych dokumentów sprzedaży (w przypadku eparagony.pl do drukarki podłącza się komputer z zainstalowanym dedykowanym oprogramowaniem). Wskazówka: nie każda drukarka online, która jest dostępna na rynku, jest odpowiednia do wystawiania e-paragonów. Urządzenie musi posiadać homologację Głównego Urzędu Miar.
• …oraz integracji z zewnętrznym systemem do wydawania e-paragonów. Integracja pozwala na wymianę danych pomiędzy urządzeniem fiskalnym i systemem sprzedaży merchanta a repozytorium, które obsługuje paragony elektroniczne.

Eparagony.pl – jak to działa?

Przykładem systemu, który świetnie obsłuży twoje e-paragony jest HUB eparagony.pl, z którym IdoSell ma integrację.
Po zafiskalizowaniu sprzedaży, eparagony.pl pobierają zaszyfrowane dane o transakcji bezpośrednio z twojego urządzenia fiskalnego.

Następnie HUB przekształca dane z drukarki w formę wizualnie zrozumiałą dla odbiorcy. Spełnia przy tym obowiązek zapewnienia czytelnego widoku elektronicznego, który wynika z Rozporządzenia Ministra Finansów z dn. 29.04.2019 w sprawie kas rejestrujących.

W ostatnim kroku system eparagony.pl udostępnia sprzedawcy i nabywcy czytelną wizualizację e-paragonu w postaci unikatowego linka. Jest ona widoczna w zamówieniach klienta oraz wysyłana na jego adres e-mail. Wszystko odbywa się automatycznie!

Korzyści paragonów elektronicznych

Paragony elektroniczne są coraz bardziej popularne, głównie ze względu na wygodę, oszczędność czasu i kosztów czy korzyści ekologiczne.

Najważniejsze zalety e-paragonów to:

• nawet o 80% niższe koszty fiskalizacji
• oszczędność czasu pracy dzięki pełnej automatyzacji
• usprawnienie logistyki i pracy magazynu
• uproszczona obsługa zwrotów czy wystawiania faktur do paragonów
• wygodny i natychmiastowy dostęp do dokumentów
• ekologia (mniejszy ślad węglowy)

Jak wygląda wystawianie e-paragonów w IdoSell?

Po włączeniu wystawiania e-paragonów w aplikacji Printer, paragon zostanie zafiskalizowany i wystawiony za pośrednictwem systemu eparagony.pl.

Jeśli chcesz wystawiać e-paragony w IdoSell, pamiętaj o:

• Posiadaniu odpowiedniej drukarki fiskalnej online. Lista urządzeń, które mogą obsługiwać e-paragony jest dostępna >>> tutaj
• Zarejestrowaniu się w usłudze >>> eparagony.pl
• Zainstalowaniu i skonfigurowaniu aplikacji Printer.

Czy e-paragony są popularne w Polsce?

Według raportu Deloitte „Otwartość Polaków na e-paragony” wynika, że około 30 proc. respondentów nigdy nie słyszało o e-paragonach (dane na rok 2023). Raport wskazuje, że ponad 70 proc. Polaków jest otwartych na korzystanie z paragonów elektronicznych, z czego aż 35. proc. deklaruje się jako entuzjaści tego rozwiązania.

Według raportu największym blokerem do korzystania z e-paragonu jest kwestia poczucia bezpieczeństwa własnych danych (58 proc.), a także niechęć do posiadania kolejnej aplikacji w telefonie (53 proc.).

Najbardziej pożądane metody otrzymania e-paragonu to SMS (27 proc.), aplikacja agregująca paragony (24 proc.) i e-mail (23 proc.). Ankietowani są prawie jednogłośnie nieprzychylni dedykowanej do tego celu aplikacji rządowej (jedynie 1 proc. poparcia).

Podsumowanie

Paragony elektroniczne to świetna alternatywa dla dokumentów papierowych. Dzięki możliwości zastąpienia drukowanych paragonów ich wersją elektroniczną, nie tylko obniżysz koszty fiskalizacji (nawet o 80 proc.), ale także przyspieszysz obsługę zamówień i zmniejszysz ślad węglowy.