Z KSeF prosto na stan magazynowy: poznaj Synclify od IdoSell Apps

Faktura zakupowa od dostawcy i tak trafi do Twojego sklepu. Pytanie tylko, czy ktoś przepisze ją ręcznie - pozycja po pozycji, EAN po EAN-ie. Synclify pobiera ją z KSeF, dopasowuje pozycje do Twoich towarów i wystawia w IdoSell dokument PZ. Stan rośnie sam.

Praca, która może być wykonana sprawniej

Dostawa przychodzi z fakturą na czterdzieści pozycji. Ktoś siada i przenosi ją do sklepu: znajduje towar, sprawdza rozmiar, wpisuje ilość, przelicza cenę po rabacie, zapisuje dokument przyjęcia. Przy trzech dostawcach dziennie to nie jest zadanie na piętnaście minut.

Gorsze od czasu jest ryzyko. Pomyłka w dokumencie przyjęcia to pomyłka w dyspozycji, a pomyłka w dyspozycji wraca do Ciebie jako zamówienie na towar, którego nie ma. Ręczne przepisywanie faktur jest dokładnie tym rodzajem pracy, w którym najłatwiej popełnić błąd.

Jak to działa?

Synclify pracuje między KSeF a Twoim sklepem i robi to w tle. Konfiguracja to token KSeF i wybór magazynu - dalej aplikacja robi swoje.

  1.  Pobranie - co 30 minut pyta KSeF o nowe faktury zakupowe. Interwał ustawiasz sam.

  2.  Odczyt - czyta strukturę FA(3): pozycje, ilości, ceny po rabacie, terminy płatności.

  3.  Mapowanie - łączy pozycje z faktury z konkretnymi towarami w Twoim IdoSell.

  4.  Dokument PZ - wystawia przyjęcie pod numerem faktury, np. FS 12/09/2026.

  5.  Stan - towar jest na magazynie i wchodzi do dyspozycji sklepu.

Cały przebieg widzisz na liście faktur - z filtrami po statusie, dostawcy, dacie i płatności. Nic nie dzieje się w ukryciu.

Co dostajesz?

Dopasowanie, które się zapamiętuje. Synclify szuka Twojego towaru po EAN-ie, kodzie dostawcy, nazwie i cenie. Raz potwierdzone mapowanie działa przy każdej kolejnej dostawie od tego dostawcy - drugiej faktury od tego samego kontrahenta praktycznie nie dotykasz.

Automat z progiem pewności. Możesz pozwolić aplikacji mapować samodzielnie, ale tylko powyżej progu pewności, który ustawiasz (domyślnie 90%). Każde dopasowanie ma widoczny wynik, więc wiesz, jakiej pewności było mapowanie. Auto-mapper jest domyślnie wyłączony - włączasz go wtedy, kiedy sam uznasz, że mu ufasz.

To Ty decydujesz, kiedy towar wchodzi na stan. W trybie automatycznym przyjęcie wysyłane jest do IdoSell od razu. W trybie ręcznym faktura czeka w statusie „Gotowe do PZ" na jedno kliknięcie. Wygodne, kiedy towar fizycznie jeszcze nie dojechał, a faktura już wystawiona.

Sprzedawaj towar, który jest w drodze. Przyjęcie można zaplanować na dzień dostawy, a Synclify liczy je według dni roboczych magazynu dostawcy - nie wystawi przyjęcia na niedzielę, jeśli dostawca w niedzielę nie pracuje.

Każdy dostawca ma swój magazyn. Ustawiasz domyślny magazyn per dostawca i nie wybierasz go przy każdej fakturze. Karta dostawcy pokazuje historię przyjęć i statystyki z ostatnich miesięcy.

Terminy, o których nie musisz pamiętać. Synclify czyta z faktury sposób i termin płatności, pokazuje je na liście i przypomina o zbliżających się terminach. Fakturę pobierzesz jako PDF bez wchodzenia do KSeF.

Jeden mail zamiast zaglądania. Rano dostajesz podsumowanie: ile faktur przyszło, ile przyjęć poszło do IdoSell, jaka była ich wartość, co wymaga Twojej uwagi i jak to wygląda na tle poprzedniego tygodnia.

Magazyn to nie miejsce na eksperymenty. Przyjęcie nie pójdzie dwa razy pod tym samym numerem. Pozycji wysłanej już na dokument nie da się po cichu zmienić. A jeśli sklep pracuje na gospodarce Bridge, Synclify zatrzyma się i powie o tym, zamiast generować problemowe stany magazynowe.

Sprawdź na własnych fakturach

Pierwsze dziesięć dokumentów przyjęcia jest bezpłatne - na Twoim sklepie, Twoich dostawcach i Twoich prawdziwych fakturach z KSeF. To wystarczy, żeby zobaczyć, jak aplikacja radzi sobie z Twoim asortymentem, zanim podejmiesz decyzję.

Synclify znajdziesz w IdoSell Apps. Instalacja zajmuje kilka minut: instalujesz aplikację, wklejasz token KSeF, wybierasz magazyn. Pierwsze faktury zaczną się pobierać przy najbliższym cyklu synchronizacji.

Poznaj aplikację Synclify jeszcze bliżej

Synclify integruje Krajowy System e-Faktur (KSeF) z magazynem Twojego sklepu w IdoSell. To pierwszy moduł platformy integracyjnej Synclify, stworzonej z myślą o sklepach działających na IdoSell. Aplikacja pracuje w tle: pobiera faktury zakupowe wystawione na NIP Twojej firmy, odczytuje ich pozycje, przypisuje je do odpowiednich produktów w katalogu i na tej podstawie generuje gotowy dokument przyjęcia zewnętrznego (PZ). Nie musisz już ręcznie przenosić danych z faktur do magazynu ani martwić się niezgodnościami w stanach.

Synclify porządkuje również kwestię dostawców. Wystawcę faktury z KSeF łączy z właściwym dostawcą w IdoSell, więc każde przyjęcie jest przypisywane do właściwego miejsca. Cały proces przebiega automatycznie, a mimo to decyzja pozostaje po Twojej stronie: dopasowania, co do których aplikacja ma wątpliwości, zatwierdzasz samodzielnie.

Instalacja i konfiguracja

Uruchomienie zajmuje kilka minut i nie wymaga wiedzy technicznej:

1. Zainstaluj aplikację z IdoSell Apps — Synclify połączy się z Twoim sklepem automatycznie.

2. Wybierz środowisko KSeF — testowe (bezpieczne próby) lub produkcyjne.

3. Podaj NIP firmy, której faktury zakupowe mają być pobierane.

4. Wygeneruj token KSeF w Aplikacji Podatnika 2.0 (zakładka „Tokeny" → „Generuj token" z uprawnieniem „przeglądanie faktur") i wklej go w Synclify. Kreator prowadzi Cię przez te kroki.

5. Ustaw częstotliwość synchronizacji (co 15, 30 lub 60 minut) i aktywuj integrację.

Token przechowujemy w postaci zaszyfrowanej. Możesz go w każdej chwili zmienić w ustawieniach.

Zalety

• Oszczędność czasu - żadnego ręcznego przepisywania faktur do PZ.

• Mniej błędów - pozycje dopasowywane po kodzie/EAN, stany magazynowe się zgadzają.

• Zgodność z KSeF - gotowe na obowiązkowe e-faktury, bez zmiany Twoich nawyków.

• Pełna kontrola - niepewne dopasowania zatwierdzasz ręcznie, reszta dzieje się sama.

• Wszystko w jednym miejscu - faktury, dopasowania, dostawcy i PZ w panelu IdoSell.

Funkcjonalność

• Automatyczne, cykliczne pobieranie faktur zakupowych z KSeF dla wskazanego NIP-u.

• Inteligentne dopasowanie pozycji faktury do produktów w katalogu IdoSell (kod / EAN).

• Ręczne dopasowanie pozycji, których aplikacja nie rozpoznała jednoznacznie.

• Automatyczne tworzenie dokumentów PZ po dopasowaniu wszystkich pozycji.

• Mapowanie wystawcy faktury na dostawcę w IdoSell (łączenie i odłączanie).

• Pomijanie pozycji usługowych, które nie trafiają do magazynu.

• Podgląd statusów faktur (oczekuje, dopasowano, PZ utworzone) z filtrowaniem i sortowaniem.

• Środowiska testowe i produkcyjne KSeF oraz konfigurowalny interwał synchronizacji.