Rozwijamy integrację z KSeF – sprawdź nowe funkcje, które dają Tobie większą kontrolę nad fakturami

Wprowadzamy pakiet nowych funkcji, które dają Tobie pełną kontrolę nad fakturą jeszcze zanim trafi do Krajowego Systemu e-Faktur, rozszerzają obsługę nietypowych scenariuszy sprzedaży i zwiększają niezawodność całego procesu fakturowania. Wszystko obsłużysz wygodnie z poziomu panelu IdoSell – bez zewnętrznych narzędzi i bez dodatkowych opłat. 

To kolejny krok po udostępnieniu i przygotowaniu integracji na wejście obowiązku KSeF. Tym razem skupiliśmy się na tym, co w codziennej pracy z fakturami liczy się najbardziej: pewności, że wystawiany dokument jest poprawny, oraz wsparciu dla sytuacji, które do tej pory wymagały dodatkowych, ręcznych działań. 

Podgląd faktury przed jej wystawieniem 

Zyskujesz możliwość wygenerowania i pobrania roboczej wersji faktury, zanim faktycznie ją wystawisz i przekażesz do KSeF. Wersja robocza powstaje zawsze na podstawie aktualnych danych zamówienia i jest wyraźnie oznaczona, dzięki czemu nie pomylisz jej z dokumentem ostatecznym. To prosty sposób, by upewnić się, że wszystkie dane są poprawne, zanim faktura uzyska skutek prawny. 

Pobranie dokumentu faktury w pliku XML w strukturze KSeF 

Jeszcze przed przekazaniem dokumentu do KSeF pobierzesz jego plik XML w obowiązującej strukturze logicznej FA(3). Dane generowane są „w locie", na bazie aktualnego zamówienia, bez wysyłki do systemu Ministerstwa Finansów. To wygodne narzędzie do weryfikacji zawartości faktury i obsługi niestandardowych sytuacji, gdy chcesz dokładnie sprawdzić, co trafi do KSeF. Tak wygenerowany dokument możesz również zaimportować w Aplikacji Podatnika, jeśli zajdzie potrzeba ręcznego wystawienia dokumentu. 

Pobranie XML dla wszystkich wystawionych dokumentów w zamówieniu 

Do tej pory w zamówieniu, w którym wystawiono kilka dokumentów, dostępny był do pobrania wyłącznie plik XML ostatniego z nich. Udostępniliśmy widoczność wszystkich utworzonych dokumentów oraz możliwość pobrania pliku XML do każdego z nich. To ułatwia porządkowanie dokumentacji i obsługę sytuacji, w których potrzebujesz pełnej historii fakturowania zamówienia. 

Wysyłka i prezentacja faktury dopiero po uzyskaniu numeru KSeF 

Zmieniliśmy moment udostępnienia faktury klientowi. Wizualizacja dokumentu zostaje wysłana (EDI) oraz pokazana w podsumowaniu zamówienia na stronie sklepu dopiero po uzyskaniu numeru KSeF. Dzięki temu klient otrzyma wizualizację faktury dopiero po przyjęciu dokumentu przez KSeF. 

Zabezpieczenie przed wystawieniem faktury przy błędnej konfiguracji 

Jeśli wiemy, że faktura z jakiegoś powodu nie zostanie przyjęta przez KSeF, system nie pozwoli na jej wystawienie w panelu. Przed wygenerowaniem dokumentu automatycznie weryfikujemy poprawność i kompletność ustawień integracji. Dzięki temu unikasz sytuacji, w której faktura zostaje wystawiona, a następnie odrzucona – i zyskujesz pewność, że wprowadzone dane są zgodne z wymaganiami systemu. 

Ponowne wygenerowanie wizualizacji, gdy KSeF odrzuci fakturę 

Jeśli KSeF nie zarejestruje faktury z powodu błędu, możesz poprawić dane zamówienia i klienta bez wystawiania faktury korygującej, a następnie ponownie wygenerować dokument i przekazać go do KSeF pod tym samym numerem wewnętrznym. To oszczędza czas i upraszcza obsługę sytuacji wyjątkowych. 

Obsługa trzeciego odbiorcy dla JST 

Wprowadzamy kompleksową obsługę trzeciego odbiorcy w przypadku jednostek samorządu terytorialnego. Na karcie klienta ustawisz dla niego odpowiednią rolę odbiorcy (Podmiot3), a system automatycznie doda wymagane oznaczenie w strukturze faktury FA(3). Sprzedaż do instytucji samorządowych obsłużysz prawidłowo i zgodnie z wymogami KSeF, bez ręcznego dostosowywania dokumentów. 

Konfiguracja pól dodatkowych dla dokumentów przekazywanych do KSeF 

Sam decydujesz, które dane fakultatywne mają trafiać na fakturę przekazywaną do KSeF. W przejrzystej, nowej sekcji konfiguracji włączysz lub wyłączysz przesyłanie m.in. adresu e-mail i telefonu sklepu, danych banku czy notatki do zamówienia. Ustawienia zapisywane są dla każdego sklepu osobno, co pozwala na dokładną kontrolę nad zakresem danych w strukturze faktury. 

Opcje te znajdziesz w module “Konfiguracja ustawień podatkowych i rozliczeniowych / Integracja z KSeF”, w sekcji “Konfiguracja integracji z KSeF dla sklepów”. 

Podsumowując, zyskujesz: 

• pełną kontrolę nad fakturą jeszcze przed jej wysłaniem do KSeF – dzięki podglądowi wersji roboczej i pobraniu pliku XML, 

• mniejsze ryzyko błędów i odrzuconych dokumentów – dzięki zabezpieczeniom konfiguracji oraz prezentacji faktury klientowi dopiero po nadaniu numeru KSeF, 

• wsparcie dla wymagających scenariuszy – sprzedaży do JST, 

• precyzyjne zarządzanie danymi przekazywanymi na fakturę – samodzielnie ustalasz zakres pól fakultatywnych. 
  A wszystko to bez żadnych dodatkowych opłat – rozwój integracji z KSeF otrzymujesz w ramach swojego bieżącego planu abonamentowego.