Automatyzacja zamówień rośnie: obsługa KSeF, przesyłek i wybór magazynu realizującego w Twoich regułach

Rozbudowaliśmy moduł automatyzacji zamówień o kolejny pakiet zdarzeń, warunków i akcji — teraz zbudujesz reguły reagujące na faktury w KSeF, wgrane dokumenty, statusy przesyłek i niepoprawne wpłaty, a dzięki nowej akcji „Ustaw magazyn realizujący” automatycznie skierujesz każde zamówienie do właściwego magazynu. To aktualizacja modułu, który docelowo zastąpi dotychczasową „Automatyzację procesów” i pozwala Ci składać własne scenariusze obsługi zamówień z trzech klocków: zdarzenia, warunku i akcji. 

Jeśli dopiero poznajesz nowy moduł, zacznij od wpisu Automatyzacja zamówień po Twojemu. Twórz własne reguły w modelu zdarzenie + warunek → akcja. Przypomnijmy zasadę działania: zdarzenie uruchamia regułę, warunek decyduje, czy ma się wykonać, a akcja to operacja, którą system wykona za Ciebie. Warunków i akcji możesz dodać kilka, budując zarówno proste, jak i wieloetapowe scenariusze. Poniżej opisujemy wszystko, co właśnie dołączyło do listy dostępnych elementów. 

Automatyzacja obsługi faktur w KSeF 

Monitorowanie faktur w KSeF możesz teraz w całości zautomatyzować. Dodaliśmy trzy nowe zdarzenia: 

• Faktura została wystawiona w KSeF — reguła uruchamia się w momencie przekazania dokumentu do systemu. 

• Status faktury w KSeF zmienił się — reaguj na każdą zmianę stanu dokumentu. 

• Faktura w KSeF otrzymała numer — moment, w którym dokument zyskuje prawną moc faktury. 

Uzupełniają je trzy tożsame warunki, dzięki którym zawężasz działanie reguły do dokumentów w konkretnym stanie. 

Co na tym zyskasz? Zbudujesz np. regułę, która w reakcji na zmianę statusu faktury w KSeF oznaczy zamówienie statusem dodatkowym, np. „Faktura wymaga wyjaśnienia” — zanim problematyczny dokument opóźni realizację zamówienia. To mniej ręcznego sprawdzania faktur i mniejsze ryzyko, że nieprzyjęta faktura umknie uwadze. 

Reguły oparte na wgranych dokumentach i załącznikach 

Rozbudowaliśmy automatyzację o reakcje na pliki dołączane do zamówienia. Nowe zdarzenia: 

• Wgrany został zewnętrzny plik z fakturą — przydatne, gdy fakturę wystawiasz w zewnętrznym systemie księgowym lub ERP i wczytujesz ją do zamówienia. 

• Wgrany został zewnętrzny plik z korektą — analogicznie zareagujesz na korekty generowane poza IdoSell. 

• Wgrany został załącznik do zamówienia — reguła zadziała po dołączeniu dowolnego pliku (np. dokumentu gwarancyjnego, projektu graficznego do personalizacji). 

Towarzyszą im warunki: Wgrany jest plik z fakturą, Wgrany jest plik z korektą oraz Wgrany jest załącznik do zamówienia. Dzięki nim ustawisz regułę, która przepuści zamówienie do dalszej realizacji dopiero wtedy, gdy komplet dokumentów jest już na miejscu — albo odwrotnie, oznaczy zamówienia, do których brakuje wymaganego pliku. 

Przesyłki i kurierzy pod kontrolą reguł 

Kolejne nowości dotyczą logistyki. Dodaliśmy zdarzenia: 

• Dodana została paczka kuriera — reguła uruchamia się z chwilą utworzenia przesyłki dla zamówienia. 

• Przesyłka zmieniła status — reaguj na statusy przesyłek przewoźników, wychwytuj anomalie w logistyce. 

Do tego dochodzą nowe warunki: Nazwa / Miasto punktu odbioru oraz Uwagi dla kuriera. Możesz też wykorzystać warunek Łączna waga produktów, by uzależnić akcję od gabarytu zamówienia. 

Przykłady zastosowań: automatycznie oznacz jako gotowe do wysłania zamówienia z paczką kuriera i zbilansowaną wpłatą, a przy przekroczeniu progu wagowego dodaj notatkę o przesyłce niestandardowej lub zmień sposób pakowania. 

Reguły dla płatności i niepoprawnych wpłat 

Finanse zamówienia to obszar, w którym błędy kosztują najwięcej czasu. Nowe zdarzenie Otrzymano niepoprawną wpłatę za zamówienie pozwala natychmiast wychwycić sytuację, gdy kwota nie zgadza się z należnością. Zbudujesz regułę, która taką wpłatę oznaczy (np. notatką do zamówienia, statusem dodatkowym) — zamiast czekać, aż rozbieżność wyjdzie na etapie pakowania. 

Dodaliśmy też warunek Wpłaty bilansują się, czyli sprawdzenie, że zamówienie jest w pełni opłacone. Wykorzystasz go jako bezpiecznik w scenariuszach realizacji: dopiero zbilansowana wpłata uruchomi wystawienie dokumentu, wygenerowanie przesyłki czy zmianę statusu. 

Reguły oparte na danych klienta 

Rozszerzyliśmy zestaw warunków odwołujących się do danych zamawiającego, co pozwala precyzyjniej różnicować obsługę. Nowe warunki: 

• Login klienta — inaczej obsłuż zamówienia stałych klientów B2B czy kont hurtowych. 

• Telefon komórkowy (billingowy) / Telefon stacjonarny (billingowy) / Telefon (odbiorcy) / Telefon (nabywcy) — reaguj na obecność lub brak numeru telefonu, ważnego przy przesyłkach do punktów odbioru. 

• Dane nabywcy (np. miasto, kraj, imię, nazwisko) — buduj reguły zależne od kraju czy miejscowości, np. dla obsługi zamówień zagranicznych. 

• Notatka — uzależnij akcję od treści notatki dodanej do zamówienia. 

Dzięki nim zautomatyzujesz np. kierowanie zamówień zagranicznych do osobnego procesu albo oznaczanie zamówień od wybranych klientów specjalnym statusem. 

Reguły oparte na produktach w zamówieniu 

Nowe warunki produktowe pozwalają zbudować scenariusze zależne od zawartości koszyka: 

• Produkt z nazwą — reaguj na obecność konkretnego towaru po nazwie. 

• Produkt z identyfikatorem — precyzyjne dopasowanie po ID towaru. 

• Liczba sztuk towarów w zamówieniu — różnicuj obsługę zamówień drobnych i większych. 

• Kategoria / Seria towaru — obejmij regułą całe grupy asortymentu naraz. 

• Łączna waga produktów — steruj obsługą w zależności od masy zamówienia. 

Przykład: zamówienia zawierające produkty z określonej kategorii (np. wielkogabarytowe, wymagające dodatkowej weryfikacji lub wysyłane z konkretnego magazynu) automatycznie trafią do właściwego procesu, bez ręcznej selekcji. 

Nowa akcja: Ustaw magazyn realizujący 

Po stronie akcji dodaliśmy Ustaw magazyn realizujący — reguła może teraz automatycznie przypisać zamówienie do wskazanego magazynu, z którego zostanie wysłany towar. 

W połączeniu z nowymi warunkami otwiera to wiele scenariuszy kierowania zamówień: na podstawie miasta punktu odbioru, danych nabywcy (np. kraju czy regionu), kategorii lub serii towaru albo łącznej wagi możesz automatycznie kierować zamówienia do magazynu położonego najbliżej klienta lub do magazynu wyspecjalizowanego w danym asortymencie. Zyskujesz krótszy czas realizacji, niższe koszty przesyłek i mniej ręcznej pracy przy rozdzielaniu zamówień między magazyny — szczególnie jeśli prowadzisz sprzedaż wielomagazynową. 

Gdzie znajdziesz nowe elementy i ile to kosztuje 

Wszystkie nowe zdarzenia, warunki i akcję znajdziesz w tym samym miejscu co dotychczas — w nowym dashboardzie IdoSell: Zamówienia → Zarządzanie → Automatyzacje. Nowe elementy po prostu pojawią się na listach do wyboru podczas budowania reguł. Zanim uruchomisz regułę produkcyjnie, przetestujesz jej działanie na konkretnym ID zamówienia, a wynik każdego uruchomienia zapisze się w historii zamówienia. 

Cała funkcjonalność dostępna jest w ramach dotychczasowych planów abonamentowych — bez dodatkowych opłat. Szczegóły znajdziesz w Centrum Pomocy IdoSell. 

Nad czym pracujemy dalej 

To nie koniec rozwoju modułu. W ramach kolejnego kroku milowego będziemy pracować m.in. nad: 

• zdarzeniami własnymi po zeskanowaniu kodu kreskowego, 

• akcją „Wyślij wiadomość e-mail”, 

• nowym modułem własnych szablonów wiadomości, który pozwoli wysyłać dowolny e-mail za pomocą wspomnianej akcji, 

• akcją wydruku dokumentów współpracującą z aplikacją Printer. 

Testujcie i dawajcie znać, czego Wam brakuje, bo to Wasze opinie wyznaczają kierunek rozwoju. 

Od kiedy opisywane zmiany wejdą w życie? 

Zapowiadane zmiany pojawią się we wszystkich panelach w ciągu 2 tygodni od publikacji tego wpisu.