Wysyłka faktur za zakupy w sklepie internetowym na e-mail

WMS sklepu internetowego w IdoSell, który umożliwia automatyczne generowanie faktur i ich automatyczne drukowanie, posiada wbudowany moduł elektronicznego wysyłania faktur za zakupy w sklepie internetowym. Do elektronicznej wysyłki faktur wykorzystujemy system elektronicznego dostarczania dokumentów (EDI) - ten sam, z którego korzystamy w rozliczeniach z naszymi klientami.

Jak włączyć automatyczne wysyłanie na e-mail wystawionych faktur?

By uruchomić wysyłanie faktur drogą elektroniczną w swoim sklepie przejdź do strony Administracja / Konfiguracja dokumentów sprzedaży i ich wysyłki (EDI) gdzie w jednym miejscu zebraliśmy najważniejsze ustawienia, które ułatwią Ci wybór sposobu obsługi oraz rodzaju wystawianych dokumentów sprzedaży — niezależnie dla każdego z posiadanych sklepów. Wystarczy Ci kilka kliknięć, aby wybrany sklep stał się bardziej przyjazny dla środowiska.

Jak działa automatyczne wysyłanie na e-mail wystawionych faktur?

Moduł wysyłania faktur drogą elektroniczną wyśle maila z fakturą do Twojego klienta natychmiast po jej wystawieniu, a gdy klient pobierze fakturę, zapiszemy ten fakt w dzienniku pobrań (dziennik pobrań jest niezbędny ponieważ np. potwierdzenie odbioru faktury korygującej stanowi podstawę do obniżenia kwoty podatku, dlatego nie mogło go zabraknąć). Oczywiście możliwość wybrania przez klienta faktury papierowej jest nadal możliwe. Dodatkowo sam ustawisz jaki typ faktur ma być wysyłany elektronicznie, a jaki wyślesz tradycyjnie (np. faktura VAT i korekta faktury).

Zalety dostarczania faktur elektronicznie

Faktury dostarczane elektronicznie to sporo korzyści dla sklepu internetowego, takich jak:
obniżenie kosztów prowadzenia biznesu - oszczędność sporej ilości papieru i urządzeń drukujących
jeśli korzystasz z oferty Fulfillmentu, czyli kompleksowej obsługi procesów magazynowych, rezygnacja z pakowania faktur do zamówień obniży opłaty za tę usługę
jedna składowa zamówienia mniej do weryfikacji i spakowania do paczki
szybsze dostarczenie faktury do klienta

To także szereg korzyści dla klientów. Dokument dostępny online:
jest łatwiejszy w odszukaniu
nie zniszczy się – odporny na upływ czasu
nie zajmuje miejsca w domu, biurze
jest zawsze pod ręką, praktycznie w każdym miejscu

Co oferuje modułu elektronicznej wysyłki faktur w sklepach internetowych w IdoSell?

• template sklepu z powiadomieniem zachęcającym klientów do wyboru faktury elektronicznej, ale nadal z możliwością wyboru faktury papierowej
• automatyczne generowanie faktur w zamówieniu - nic nie musisz wystawiać ręcznie
• po pojawieniu się faktury jest ona natychmiast wysyłana do klienta
• możliwość ponownej wysyłki faktury 1 kliknięciem
• możliwość wyboru, które faktury mają być wysyłane do klientów. Do wyboru masz:
  • Fakturę VAT
  • Korektę faktury VAT
  • Fakturę zaliczkową
  • Fakturę końcową ([/blog/rozbudowalismy-modul-zaliczek-do-zamowien-o-dwa-nowe-sposoby-ich-naliczania-w-zaleznosci-od-rodzaju-magazynu-realizujacego-zamowienie-1235325106 dla zamówień z zaliczką])
• gotowe, przygotowane przez IAI szablony wiadomości e-mail dla każdego typu faktury
• wyszukiwanie nieodebranych faktur korygujących - ułatwienie dla działu księgowości
• WMS rozpoznaje zamówienia dla których wysłano faktury elektronicznie - w module weryfikacji zgodności zawartości paczki z zamówieniem faktury nie pojawiają się na liście pozycji do weryfikacji - zostały już wysłane do klienta

Udostępniaj klientowi w bezpieczny sposób fakturę elektroniczną w PDF dla zamówień z z serwisów zewnętrznych (m.in. marketplaces, Allegro)

• niebrandowany szablon e-mail z jasną informacją o podmiocie wystawiającym dokument wraz z nazwą serwisu zewnętrznego i numerem zamówienia, listą zakupionych produktów
  • wiadomość e-mail wysyłana z adresu noreply@idosell.com, który został dodany przez Allegro do tzw. whitelisty

• w wysyłanej wiadomości znajduje się link do niebrandowanej strony www, na której klient może pobrać dokument sprzedaży
• nie łamiesz regulaminu serwisów zewnętrznych, które nie pozwalają na komunikację z klientem za pośrednictwem sklepu internetowego

Zwróć uwagę, że wysyłanie faktur drogą elektroniczną, to także pozytywny wpływ na ochronę środowiska - dlatego warto je w ten sposób dostarczać do klientów.