Automatyczna obsługa rezerwacji dodawanych do panelu administracyjnego
Za pomocą systemu rezerwacyjnego IdoSell Booking możesz wprowadzić automatyczną obsługę wszystkich zamówień składanych w Twoim obiekcie. Dzięki temu nigdy nie zapomnisz poinformować klienta o przyjęciu rezerwacji, czy potwierdzeniu jego odwołania.
Automatyzacja powiadomień e-mail
IdoSell Booking jest usługą dzięki której możesz w profesjonalny, ale przy tym szybki i wygodny sposób obsługiwać wszystkie rezerwacje wprowadzane do systemu w tym również te, które klienci składali telefonicznie lub e-mailowo. Ponadto możesz dostosować nie tylko treść tych wiadomości, ale także ustalić które z proponowanych szablonów będą generowane do klientów.
W celu uruchomienia automatycznej obsługi powiadomień e-mailowych wysyłanych do gości udaj się do zakładki ADMINISTRACJA / Konfiguracja szablonów e-mail i sms. Następnie w sekcji "Rezerwacje dodane z poziomu panelu przez obsługę" wybierz wiadomości, które chcesz aby były samoczynnie wysyłane do gości po zmianie statusu rezerwacji. W edycji wyznaczonych szablonów, przy pytaniu "Wysyłaj tę wiadomość:" przestaw znacznik na "tak".
Sam decydujesz, które wiadomości mają być wysyłane, niemniej polecamy uruchomienie tych, które najbardziej pomagają w obsłudze rezerwacji, czyli:
- Powiadomienie o odrzuceniu rezerwacji (wysyłany automatycznie gdy gość nie opłaci potwierdzonej rezerwacji w wyznaczonym terminie)
- Potwierdzenie rezerwacji (wysyłany automatycznie gdy obsługa zaksięguje wpłatę)
- Rezerwacja została anulowana przez obsługę (wysyłany automatycznie po anulowaniu rezerwacji przez obsługę, do której przejęta została wpłata)
- Przypomnienie o rozpoczynającym się jutro pobycie (wysyłany automatycznie dzień przed przyjazdem gościa)
- Potwierdzenie założenia konta przez obsługę (wysyłany automatycznie po założeniu konta gościowi w panelu)
- Dane do przelewu (wysyłany automatycznie po wyborze opcji płatności zwykły przelew)
- Prosimy o podanie danych karty kredytowej jako zabezpieczenia rezerwacji (wysyłany automatycznie po złożeniu rezerwacji, wtedy kiedy klient wybierze jako sposób płatności kartę kredytową, ale nie poda jeszcze danych karty)
Jak to działa?
E-maile są generowane automatycznie do gościa wyłącznie gdy rezerwacja zmienia status. W momencie jej dodania, edycji kosztów czy wysokości przedpłaty nie jest wysyłany żadne e-mail.
Zapoznaj się z typowymi scenariuszami zautomatyzowanej obsługi mail rezerwacji panelowych
Scenariusz 1
- Dodajesz nową rezerwację do panelu
- Przypisujesz do niej klienta z listy bądź tworząc nowe konto
- Ustalasz kwotę przedpłaty
- W pole "termin, po którym rezerwacja zostanie automatycznie anulowana w przypadku braku przedpłaty" wpisujesz datę oraz godzinę wyznaczającą kiedy będziesz czekał na płatność
- Kliknij w przycisk "Wysyłka prośby o wpłatę" - generowany jest e-mail do gościa
- W momencie gdy gość nie opłaci do wyznaczonego terminu, rezerwacja anuluje się automatycznie - generowany jest e-mail do gościa
Scenariusz 2
- Dodajesz nową rezerwację do panelu
- Przypisujesz do niej klienta z listy bądź tworząc nowe konto
- Ustalasz kwotę przedpłaty
- W pole "termin, po którym rezerwacja zostanie automatycznie anulowana w przypadku braku przedpłaty" wpisujesz datę oraz godzinę wyznaczającą kiedy będziesz czekał na płatność
- Kliknij w przycisk "Wysyłka prośby o wpłatę" - generowany jest e-mail do gościa
- w momencie gdy gość opłaci rezerwację, zmienia ona status na przyjętą - generowany jest e-mail do gościa
Scenariusz 3
- Dodajesz nową rezerwację do panelu
- Przypisujesz do niej klienta z listy bądź tworząc nowe konto
- Ustalasz kwotę przedpłaty
- W pole "termin, po którym rezerwacja zostanie automatycznie anulowana w przypadku braku przedpłaty" wpisujesz datę oraz godzinę wyznaczającą kiedy będziesz czekał na płatność
- Po porozumieniu z gościem edytujesz przedpłatę - automatycznie nie jest generowany e-mail, dlatego koniecznie jest zastosowanie przycisku "Wysyłka e-maila z bieżącym stanem rezerwacji", a gdy konieczne jest dopłacenie również "Wysyłka prośby o wpłatę".
